Wie eine Aufgabenverwaltung die Gruppenarbeit verbessert
Veröffentlicht am 20. Oktober 2017 Kommentare deaktiviert für Wie eine Aufgabenverwaltung die Gruppenarbeit verbessert
Zusammenarbeit spielt in vielen Unternehmen immer wieder eine bedeutende Rolle, die letztendlich auch den Erfolg und das Gelingen eines Projektes oder einer Aufgabe ausmacht. Was sich schließlich in der Reaktion des Kunden wiederspiegelt und wohlmöglich auch ausschlaggebend für Folgeaufträge ist. Dabei muss sich ein Unternehmen auf seine Mitarbeiter verlassen können und Zuständigkeiten klar definieren, ohne dabei ständig aktiv in das Geschehen eingreifen zu müssen. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang die Nutzung einer Software die eine Aufgabenverwaltung gekonnt mit weiteren hilfreichen Funktionen verbindet.
Eine Aufgabenverwaltungssoftware liefert allen Betroffenen aktuelle Daten die für den Status eines Projektes herangezogen werden müssen. Oft ist eine solche Software verbunden mit einem komplexeren System wie eine Art Groupware, die das Zusammenarbeiten effektiv unterstützt. Dabei können einzelne Etappen eines Projektes in kleinere Aufgaben unterteilt und verschiedenen Mitarbeitern zugeordnet werden. So ist jede Aufgabe und der damit verbundene Zeitaufwand bis ins Detail nachvollziehbar. Eine Übersicht unterteilt die Aufgaben dabei in nicht begonnene, in Bearbeitung stehende und erledigte ein, wobei Aufgaben die ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben, fett und rotmarkiert dargestellt werden, um den Bearbeiter sofort ins Blickfeld zu fallen und die schnelle Bearbeitung bzw. Fertigstellung sicher zu stellen. Ein effizientes System macht es zudem möglich zu jeder Aufgabe, Notizen zu verfassen, Dokumente anzuhängen oder Zuständigkeiten zu vergeben. Bei Änderungen werden alle Aufgabenteilnehmer automatisch über interne E-Mails informiert und wissen so sofort, wenn sich der Bearbeitungsstand einer Aufgabe geändert hat. Über eine integrierte Timer-Funktion kann die anfallende Zeit innerhalb einer Aufgabe genauestens erfasst werden und während der Arbeitsphase, sogar zwischenzeitlich gestoppt und wieder erneut zu laufen gebracht werden.
Ist eine Aufgabenverwaltung mit mehreren Komponenten wie beispielsweise einer Projektverwaltung verknüpft, können Aufgaben die einem speziellen Projekt zugeordnet sind, unter Aktivitäten, zusammen mit Terminen, Anrufen und E-Mails komfortabel, ohne großes Suchen gefunden und ausgewertet werden. Eine solche Gruppensoftware hilft den Anwendern so, offene Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen.
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